Démarche
Questions préalables
- Nature de la mission (conseil ou expertise)
- Périmètre, objectifs du dirigeant
- Personnes à associer
- Structures de validation
- Contraintes de délais et/ou de charges
- Evaluation des charges (internes, externes)
Nature de mission
- Mission d’expertise : avis externe réservé au dirigeant
(constat, recommandations)
- Mission de conseil dans le cadre d’une démarche
collaborative : constat et orientations partagés, appréciation de
scénarios pour la cible ou le cheminement, plans d’action associant les futurs
porteurs internes, supports de communication mobilisateurs
Caractéristiques d’une démarche participative
Les intervenants
- La direction : fixer les orientations, définir les priorités, arrêter les décisions
- Les utilisateurs : exprimer les besoins et préparer l’évolution de l’organisation
- Les experts (informaticiens par exemple) : proposer les solutions et construire les architectures
La progressivité de la réflexion
- Répondre à une question d’opportunité
- Analyser la situation actuelle de façon constructive
- Dégager des orientations cohérentes avec la politique de l’organisme
- Prévoir de manière volontaire mais réaliste
- Décider en préservant l’adhésion
- Faire exécuter de façon rigoureuse
Les 5 + 2 points clés
- Structures de travail
- Points de contrôle à la fin de chaque phase
- Construction de scénarios
- Structuration des plans d’action
- Procédures de suivi
- + Distinguer bilan (partage du constat) / orientations (prise de recul pour la cible)
- + Intégrer les procédures et charges de suivi dans les plans d’action
Structures de projet dans une démarche collaborative
Etapes d’une mission en démarche collaborative
Phase |
Objectifs |
Points de contrôle |
Livrables |
Lancement (cadrage) |
Reformuler les objectifs Préciser les modalités
|
Structures Calendrier Personnes à rencontrer |
Note de lancement : objectifs, désignation du chef de projet et organisation des travaux (description des structures et calendrier de réunions) |
Bilan |
Analyse du positionnement (marché, produits, clients, concurrents, partenaires, …) Analyse de l’organisation (structures, culture, procédures, RH, moyens), Analyse des systèmes d’information Approfondissement sur les thèmes privilégiés Premier recensement des besoins d’évolution |
Validation du constat (pré-diagnostic) Identification des thèmes à approfondir
|
Rapport de pré-diagnostic intégrant une première identification des enjeux d’évolution |
Orientations |
Hiérarchisation des besoins Formulation des orientations Recherche de solutions
|
Validation des enjeux et des priorités (diagnostic stratégique) Types de scénarios à étudier |
Orientations stratégiques (relatives à l’évolution des missions de l’organisme) Cible à atteindre et priorités de développement Principes d’organisation ou d’architecture des SI |
Scénarios |
Approfondissement des solutions (construction des scénarios) Valorisation et appréciation des scénarios |
Choix d’un scénario Décision de lancement de mesures immédiates |
Description des scénarios Valorisation des scénarios Appréciation des scénarios |
Plans d’action |
Planification et évaluation financière Définition des conditions de mise en œuvre et de suivi |
Validation des
opérations Validation des moyens (humains, matériels et budgétaires) |
Fiches opérations Diagramme de Gantt par type de plan (applications, moyens matériels, mesures d’accompagnement) Synthèses budgétaires annuelles (dont ressources internes) |
Conclusions |
Formalisation des conclusions Préparation du lancement des actions |
Adoption des conclusions Décision de mise en œuvre |
Rapport final Note de synthèse Support de communication |
Rôle des acteurs dans une démarche collaborative
Rôle du dirigeant |
Désigne le chef de projet Arrête la composition du comité de pilotage Valide la composition de l’équipe projet Arrête les thèmes de réflexion et nomme les membres des groupes de travail Fait connaître ses décisions |
Rôle du chef de projet |
Anime les travaux du groupe de projet Rapporte des propositions devant le comité directeur Veille au bon fonctionnement des groupes de travail Assure les liaisons institutionnelles avec les services Sollicite les expertises des intervenants extérieurs Valide les documents diffusés |
Rôle des contributeurs (groupes de travail) |
Collectivement procèdent aux analyses et synthèses apprécient les contraintes internes et externes formulent ou valident les propositions Individuellement animent les travaux d’un groupe de travail rapportent les propositions d’un groupe de travail assurent des relations interpersonnelles avec les utilisateurs |
Rôle du consultant |
Support méthodologique Avis externe (diagnostic de l’existant, recherche de solutions, appréciation des impacts des scénarios) Synthèse d’avis externes (éventuellement) Support logistique (éventuellement) -> Le consultant ne joue pas de rôle dans la communication interne |
Animation d’une démarche collaborative
Concertation et décision |
Motiver les hautes instances Informer les services Sensibiliser les personnels Informer les partenaires externes |
Animation |
Kaysen (lean management) Metaplan ® Outils des cercles de qualité Questionnaires électroniques Remue-méninges Vote pondéré (le point de vue du groupe prime la somme des points de vue) |
Plan de communication |
Identification des « vecteurs » de communication Typologie des documents Typologie des « cibles » de communication Style de rédaction Modalités de validation Modalités de diffusion |
Supports de communication directs |
Notes de décision de la direction (lancement, mesures immédiates, mise en œuvre) Compte-rendu de réunions comité de pilotage (relevé des décisions prises et des observations formulées) Rapports intermédiaires (documents préparatoires aux réunions du comité de pilotage) Rapport final et note de synthèse |
Supports de communication indirects |
Plans d’entretien Questionnaires d’enquête (individuel ou collectif) Comptes-rendus d’entretien, de réunion groupe de travail, de réunion équipe projet Contributions individuelles Etudes techniques internes ou externes |
Support de communication spécifique |
« Flash info » : un effort d’information de l’ensemble des personnels Un numéro au moins par phase (soit une fréquence moyenne mensuelle ou bimestrielle) Un style de rédaction adapté Alternative possible : rubrique « Flash info » dans une publication régulière interne |