Démarche

Questions préalables

Nature de la mission (conseil ou expertise)
Périmètre, objectifs du dirigeant
Personnes à associer
Structures de validation
Contraintes de délais et/ou de charges
Evaluation des charges (internes, externes)

Nature de mission

Mission d’expertise : avis externe réservé au dirigeant (constat, recommandations)
Mission de conseil dans le cadre d’une démarche collaborative : constat et orientations partagés, appréciation de scénarios pour la cible ou le cheminement, plans d’action associant les futurs porteurs internes, supports de communication mobilisateurs

Caractéristiques d’une démarche participative

Les intervenants

La direction : fixer les orientations, définir les priorités, arrêter les décisions
Les utilisateurs : exprimer les besoins et préparer l’évolution de l’organisation
Les experts (informaticiens par exemple) : proposer les solutions et construire les architectures

La progressivité de la réflexion

Répondre à une question d’opportunité
Analyser la situation actuelle de façon constructive
Dégager des orientations cohérentes avec la politique de l’organisme
Prévoir de manière volontaire mais réaliste
Décider en préservant l’adhésion
Faire exécuter de façon rigoureuse

Les 5 + 2 points clés

Structures de travail
Points de contrôle à la fin de chaque phase
Construction de scénarios
Structuration des plans d’action
Procédures de suivi
+ Distinguer bilan (partage du constat) / orientations (prise de recul pour la cible)
+ Intégrer les procédures et charges de suivi dans les plans d’action

Structures de projet dans une démarche collaborative

Etapes d’une mission en démarche collaborative

Phase

Objectifs

Points de contrôle

Livrables

Lancement (cadrage)

Reformuler les objectifs

Préciser les modalités

Structures

Calendrier

Personnes à rencontrer

Note de lancement : objectifs, désignation du chef de projet et organisation des travaux (description des structures et calendrier de réunions)

Bilan

Analyse du positionnement (marché, produits, clients, concurrents, partenaires, …)

Analyse de l’organisation (structures, culture, procédures, RH, moyens), Analyse des systèmes d’information

Approfondissement sur les thèmes privilégiés

Premier recensement des besoins d’évolution

Validation du constat (pré-diagnostic)

Identification des thèmes à approfondir

Rapport de pré-diagnostic intégrant une première

identification des enjeux d’évolution

Orientations

Hiérarchisation des besoins

Formulation des orientations

Recherche de solutions

Validation des enjeux et des priorités (diagnostic stratégique)

Types de scénarios à étudier

Orientations stratégiques (relatives à l’évolution des missions de l’organisme)

Cible à atteindre et priorités de développement

Principes d’organisation ou d’architecture des SI

Scénarios

Approfondissement des solutions (construction des scénarios)

Valorisation et appréciation des scénarios

Choix d’un scénario

Décision de lancement de mesures immédiates

Description des scénarios

Valorisation des scénarios

Appréciation des scénarios

Plans d’action

Planification et évaluation financière

Définition des conditions de mise en œuvre et de suivi

Validation des opérations
(objectifs, contenus, responsables)

Validation des moyens (humains, matériels et budgétaires)

Fiches opérations

Diagramme de Gantt par type de plan (applications, moyens matériels, mesures d’accompagnement)

Synthèses budgétaires annuelles (dont ressources internes)

Conclusions

Formalisation des conclusions

Préparation du lancement des actions

Adoption des conclusions

Décision de mise en œuvre

Rapport final

Note de synthèse

Support de communication

Rôle des acteurs dans une démarche collaborative

Rôle du dirigeant	Désigne le chef de projet Arrête la composition du comité de pilotage Valide la composition de l’équipe projet Arrête les thèmes de réflexion et nomme les membres des groupes de travail Fait connaître ses décisions
Rôle du chef de projet	Anime les travaux du groupe de projet Rapporte des propositions devant le comité directeur Veille au bon fonctionnement des groupes de travail Assure les liaisons institutionnelles avec les services Sollicite les expertises des intervenants extérieurs Valide les documents diffusés
Rôle des contributeurs (groupes de travail)	Collectivement procèdent aux analyses et synthèses apprécient les contraintes internes et externes formulent ou valident les propositions Individuellement animent les travaux d’un groupe de travail rapportent les propositions d’un groupe de travail assurent des relations interpersonnelles avec les utilisateurs
Rôle du consultant	Support méthodologique Avis externe (diagnostic de l’existant, recherche de solutions, appréciation des impacts des scénarios) Synthèse d’avis externes (éventuellement) Support logistique (éventuellement) -> Le consultant ne joue pas de rôle dans la communication interne

Animation d’une démarche collaborative

Concertation et décision	Motiver les hautes instances Informer les services Sensibiliser les personnels Informer les partenaires externes
Animation	Kaysen (lean management) Metaplan ® Outils des cercles de qualité Questionnaires électroniques Remue-méninges Vote pondéré (le point de vue du groupe prime la somme des points de vue)
Plan de communication	Identification des « vecteurs » de communication Typologie des documents Typologie des « cibles » de communication Style de rédaction Modalités de validation Modalités de diffusion
Supports de communication directs	Notes de décision de la direction (lancement, mesures immédiates, mise en œuvre) Compte-rendu de réunions comité de pilotage (relevé des décisions prises et des observations formulées) Rapports intermédiaires (documents préparatoires aux réunions du comité de pilotage) Rapport final et note de synthèse
Supports de communication indirects	Plans d’entretien Questionnaires d’enquête (individuel ou collectif) Comptes-rendus d’entretien, de réunion groupe de travail, de réunion équipe projet Contributions individuelles Etudes techniques internes ou externes
Support de communication spécifique	« Flash info » : un effort d’information de l’ensemble des personnels Un numéro au moins par phase (soit une fréquence moyenne mensuelle ou bimestrielle) Un style de rédaction adapté Alternative possible : rubrique « Flash info » dans une publication régulière interne