Démarche

Questions préalables

  • Nature de la mission (conseil ou expertise)
  • Périmètre, objectifs du dirigeant
  • Personnes à associer
  • Structures de validation
  • Contraintes de délais et/ou de charges
  • Evaluation des charges (internes, externes) 

 Nature de mission

  • Mission d’expertise : avis externe réservé au dirigeant (constat, recommandations)
  • Mission de conseil dans le cadre d’une démarche collaborative : constat et orientations partagés, appréciation de scénarios pour la cible ou le cheminement, plans d’action associant les futurs porteurs internes, supports de communication mobilisateurs

Caractéristiques d’une démarche participative

 Les intervenants

  • La direction : fixer les orientations, définir les priorités, arrêter les décisions
  • Les utilisateurs : exprimer les besoins et préparer l’évolution de l’organisation
  • Les experts (informaticiens par exemple) : proposer les solutions et construire les architectures

La progressivité de la réflexion

  • Répondre à une question d’opportunité
  • Analyser la situation actuelle de façon constructive
  • Dégager des orientations cohérentes avec la politique de l’organisme
  • Prévoir de manière volontaire mais réaliste
  • Décider en préservant l’adhésion
  • Faire exécuter de façon rigoureuse

 Les 5 + 2 points clés

  • Structures de travail
  • Points de contrôle à la fin de chaque phase
  • Construction de scénarios
  • Structuration des plans d’action
  • Procédures de suivi
  • + Distinguer bilan (partage du constat) / orientations (prise de recul pour la cible)
  • + Intégrer les procédures et charges de suivi dans les plans d’action

Structures de projet dans une démarche collaborative


Etapes d’une mission en démarche collaborative


Phase

Objectifs

Points de contrôle

Livrables

Lancement (cadrage)

Reformuler les objectifs

Préciser les modalités

 

Structures

Calendrier

Personnes à rencontrer

Note de lancement : objectifs, désignation du chef de projet et organisation des travaux  (description des structures et calendrier de réunions)

Bilan

Analyse du positionnement (marché, produits, clients, concurrents, partenaires, …)

Analyse de l’organisation (structures, culture, procédures, RH, moyens), Analyse des systèmes d’information

Approfondissement sur les thèmes privilégiés

Premier recensement des besoins d’évolution

Validation du constat (pré-diagnostic)

Identification des thèmes à approfondir

 

Rapport de pré-diagnostic intégrant une première

identification des enjeux d’évolution

Orientations

Hiérarchisation des besoins

Formulation des orientations

Recherche de solutions

 

Validation des enjeux et des priorités (diagnostic stratégique)

Types de scénarios à étudier

Orientations stratégiques (relatives à l’évolution des missions de l’organisme)

Cible à atteindre et priorités de développement

Principes d’organisation ou d’architecture des SI

Scénarios

Approfondissement des solutions (construction des scénarios)

Valorisation et appréciation des scénarios

Choix d’un scénario

Décision de lancement de mesures immédiates 

Description des scénarios

Valorisation des scénarios

Appréciation des scénarios  

Plans d’action

Planification et évaluation financière

Définition des conditions de mise en œuvre et de suivi 

Validation des opérations
(objectifs, contenus, responsables)

Validation des moyens (humains, matériels et budgétaires)

Fiches opérations

Diagramme de Gantt par type de plan (applications, moyens matériels, mesures d’accompagnement)

Synthèses budgétaires annuelles (dont ressources internes) 

Conclusions

Formalisation des conclusions

Préparation du lancement des actions

Adoption des conclusions

Décision de mise en œuvre

Rapport final

Note de synthèse

Support de communication 


Rôle des acteurs dans une démarche collaborative


Rôle du dirigeant

Désigne le chef de projet

Arrête la composition du comité de pilotage

Valide la composition de l’équipe projet

Arrête les thèmes de réflexion et nomme les membres des groupes de travail

Fait connaître ses décisions

Rôle du chef de projet

Anime les travaux du groupe de projet

Rapporte des propositions devant le comité directeur

Veille au bon fonctionnement des groupes de travail

Assure les liaisons institutionnelles avec les services

Sollicite les expertises des intervenants extérieurs

Valide les documents diffusés

Rôle des contributeurs (groupes de travail)

Collectivement

procèdent aux analyses et synthèses

apprécient les contraintes internes et externes

formulent ou valident les propositions

Individuellement

animent les travaux d’un groupe de travail

rapportent les propositions d’un groupe de travail

assurent des relations interpersonnelles avec les utilisateurs

Rôle du consultant

Support méthodologique

Avis externe (diagnostic de l’existant, recherche de solutions, appréciation des impacts des scénarios)

Synthèse d’avis externes (éventuellement)

Support logistique (éventuellement)

-> Le consultant ne joue pas de rôle dans la communication interne


Animation d’une démarche collaborative

 

Concertation et décision

Motiver les hautes instances

Informer les services

Sensibiliser les personnels

Informer les partenaires externes

Animation

Kaysen (lean management)

Metaplan ®

Outils des cercles de qualité

Questionnaires électroniques

Remue-méninges

Vote pondéré (le point de vue du groupe prime la somme des points de  vue)

Plan de communication

Identification des « vecteurs » de communication

Typologie des documents

Typologie des « cibles » de communication

Style de rédaction

Modalités de validation

Modalités de diffusion

Supports de communication directs

Notes de décision de la direction (lancement, mesures immédiates, mise en œuvre)

Compte-rendu de réunions comité de pilotage (relevé des décisions prises et des observations formulées)

Rapports intermédiaires (documents préparatoires aux réunions du comité de pilotage)

Rapport final et note de synthèse 

Supports de communication indirects

Plans d’entretien

Questionnaires d’enquête (individuel ou collectif)

Comptes-rendus d’entretien, de réunion groupe de travail, de réunion équipe projet

Contributions individuelles

Etudes techniques internes ou externes

Support de communication spécifique

« Flash info » : un effort d’information de l’ensemble des personnels

Un numéro au moins par phase (soit une fréquence moyenne mensuelle ou bimestrielle)

Un style de rédaction adapté

Alternative possible : rubrique « Flash info » dans une publication régulière interne